L’ufficio economato in hotel è quella sezione amministrativa che si occupa di ottimizzare, gestire e controllare i flussi e gli approvvigionamenti di beni e materiali dell’albergo.
In ottica di acquisti e rifornimenti efficienti, è essenziale che l’ufficio economato in hotel raccolga attentamente le informazioni e i dati relativi ai prodotti di cui la struttura ricettiva ha bisogno. Se ciò avviene, è possibile quindi:
- ridurre gli sprechi, evitare gli eccessi e/o le carenze, andando a limitare i costi di magazzino
- restare entro i limiti del budget stabilito dalla direzione
- aumentare i redditi dell’hotel, ottimizzando costi e ricavi
Quali sono il ruolo e le funzioni dell’ufficio economato in hotel
L’ufficio economato in hotel ha come responsabile l’economo, una figura il cui ruolo è quello di gestire il flusso delle merci, dei materiali e dei servizi logistici e organizzativi dell’albergo.
Se l’economo svolge i propri compiti in modo efficace, garantirà:
- l’approvvigionamento preciso di tutti i reparti dell’hotel
- che lo stato delle scorte di magazzino sia sempre aggiornato in tempo reale
- il monitoraggio dei consumi della struttura ricettiva
In generale, le funzioni dell’ufficio economato in hotel si concentrano sul rendere efficiente il coordinamento delle necessità dei reparti, occupandosi, nello specifico, di:
- rifornire i prodotti, le strumentazioni e i servizi richiesti dai reparti dell’hotel
- gestire tutte le fasi dell’approvvigionamento (acquisto, procedure d’appalto, emissioni degli ordini di acquisto)
- garantire il mantenimento ottimale dei beni deperibili e l’adeguata gestione delle scorte in magazzino
- monitorare che i beni siano distribuiti in modo efficiente ai reparti che ne hanno fatto richiesta
- fornire report con l’analisi dei dati sui consumi dei vari reparti dell’hotel
Cosa fare se non si dispone dell’ufficio economato in hotel e perché è indispensabile organizzare questo comparto
In molte delle strutture ricettive italiane non è presente una figura specifica per l’ufficio economato in hotel. Le sue mansioni, in questi casi, sono affidate e svolte dal reparto amministrativo, che già per tradizione si occupa degli acquisti dell’albergo.
Tuttavia il reparto economato richiede un’accurata raccolta di informazioni e dati relativi alle necessità dei prodotti all’interno della struttura alberghiera al fine di coordinare gli acquisti e i rifornimenti in modo efficiente. Un corretto approccio all’acquisto, supervisionato dall’ufficio economato, riveste un ruolo di vitale importanza per la gestione globale dell’hotel.
Una gestione oculata dei rifornimenti consente di:
- Ridurre gli sprechi, evitando eccessi o carenze di prodotti, e di conseguenza, riducendo i costi legati all’immagazzinamento.
- Mantenere l’aderenza ai budget stabiliti dalla direzione.
- Incrementare la redditività dell’hotel ottimizzando il rapporto tra costi e ricavi.
I software di gestione alberghiera dedicati alla contabilità giocano quindi un ruolo chiave in questa dinamica. Grazie a questi strumenti e ai relativi moduli integrati è quindi possibile ottenere automaticamente tutti i dati relativi ai consumi effettuati dai vari reparti dell’hotel.
Ciò consente una gestione semplificata delle scorte e delle procedure di rifornimento.
Inoltre, la connessione tra il software di contabilità alberghiera e il sistema di gestione alberghiera (PMS) offre una visione completa delle attività contabili giornaliere, inclusi:
- Le prestazioni giornaliere della struttura alberghiera.
- La situazione dei pagamenti, compresi documenti emessi e pagamenti in sospeso.
- Dati statistici per confronti temporali.
- Informazioni sulle scorte in tempo reale.
In questo contesto, le soluzioni offerte da Playhotel Next rappresentano un contributo professionale significativo, grazie alla capacità di fornire strumenti di controllo accurati che facilitano l’identificazione e la risoluzione di eventuali discrepanze, migliorando così l’efficienza operativa della struttura. Questo approccio è particolarmente vantaggioso per strutture piccole e medie, che possono beneficiare di una gestione snella e precisa, senza compromettere la qualità elevata dei servizi offerti.
