Il PMS è un software gestionale alberghiero che ha l’obiettivo di supportare proprietari, manager e personale nella gestione delle mansioni quotidiane.
Quindi che tu gestisca una piccola struttura o un grande albergo, scegliere il giusto software gestionale ti consentirà di semplificare il lavoro e risparmiare tempo nelle operazioni di routine, così da dedicarti a pieno nell’aumentare la qualità del servizio da offrire ai tuoi ospiti.
PMS: un aiuto concreto nelle operazioni quotidiane e non solo
La gestione di un hotel oggi è differente, il mercato è cambiato, le esigenze dei clienti sono cambiate e anche lo sviluppo tecnologico ha subito negli anni una notevole evoluzione.
Quindi, come è facile intuire, questi ed altri aspetti hanno portato ad una sempre maggiore domanda di soluzioni all’avanguardia che rendessero la gestione alberghiera più facile ed efficiente.
Abbiamo visto che il customer journey si è arricchito, che le aspettative dei clienti sono sempre più elevate e che l’esperienza di viaggio inizia molto prima del soggiorno effettivo.
L’attività di ricerca e prenotazione della struttura da parte dell’ospite prima del soggiorno, le OTA, l’interazione dell’utente con l’hotel e il suo personale, l’accoglienza e l’ospitalità in camera, la condivisione del feedback sui social media al termine del soggiorno; questi sono tutti elementi sfidanti per un albergatore e sono tutti aspetti che richiedono un’agilità organizzativa per offrire una guest experience degna di questo nome.
I sistemi di property management (PMS) per gli hotel permettono alle strutture di raggiungere questi obiettivi, gestendo sia le attività di front e di back office, tra cui check-in e check-out, prenotazioni, disponibilità, manutenzione, housekeeping; sia le attività di vendita e post soggiorno, come l’analisi per la gestione delle tariffe, fatturazione e reportistica.
Non solo per grandi strutture
Potrebbe venire in mente l’idea che un PMS sia uno strumento utile solo ad hotel e strutture di grandi dimensioni, ma non è così. Anche una piccola struttura indipendente può beneficiare dei vantaggi di un software gestionale. La differenza starà nei criteri di scelta e utilizzo.
I compiti principali che un PMS hotel deve svolgere
Sul mercato esistono diversi PMS per hotel, è quindi importante capire quali siano le basi di partenza e gli obiettivi del software per andare poi più nel dettaglio sulle funzionalità specifiche e iniziare a capire quale può essere il più adatto per la propria struttura.
Partiamo dalla prima grande distinzione:
- PMS in locale;
- PMS in cloud.
Ci focalizzeremo soprattutto sulle caratteristiche che deve avere il secondo tipo, in quanto la prima opzione ad oggi risulta obsoleta e sempre meno adottata dalle strutture moderne.
Le funzionalità e le implementazioni
Abbiamo visto come scegliere un giusto gestionale può fare la differenza, ma quali sono le funzioni di cui non possiamo fare a meno?
- facilità di utilizzo e installazione e accessibilità da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento;
- gestione del volume di dati in entrata e in uscita, con possibilità di personalizzazione;
- compatibilità con il sistema operativo: è possibile creare collegamenti a sistemi interni ed esterni come sistemi di sala, registratori di cassa da ristorante, minibar, gestione dei ricavi ecc;
- integrazione con altri tools, tipo il channel manager, il booking engine, CRM, o in alternativa scegliere una soluzione all-in-one;
- multiutenza: possibilità che il sistema venga utilizzato, anche contemporaneamente, da più utenti;
- generazione di report statistici, in grado di fornire supporto alle scelte operative e a quelle di Revenue Management.
Come non ci stancheremo mai di ripetere, la tecnologia è solo uno strumento che ci viene in soccorso. Impostare e gestire le strategie di un Channel manager, creare filtri e regole per un CRM, interpretare correttamente i dati dei report non sono operazioni alla portata di tutti, c’è bisogno di specializzazione e formazione al riguardo, e questo Playhotel Next lo sa benissimo.
